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Selbst die vorsichtigsten Menschen können bei der Gehaltsabrechnung Fehler machen. Hier sind 3 häufige Fehler, die Menschen machen, wenn sie im Bereich Payroll arbeiten, zusammen mit Ratschlägen, wie man sie vermeidet.
Häufige Abrechnungsfehler enthalten wichtige Details zu häufig gemachten Fehlern.
Fehler im Bereich Payroll können zu erheblichen Strafen, Bußgeldern, Zeitverlust und mehr führen. Aus diesem Grund sollten Sie erwägen, die Gehaltsabrechnung an einen professionellen Dienstleister auszulagern. So können Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren, anstatt sich selbst um die Gehaltsabrechnung zu kümmern. Mit einem professionellen Service können Sie sicher sein, dass die Gehaltsabrechnung korrekt und in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften abgewickelt wird.
Lösungen für häufige Abrechnungsfehler finden Sie in den folgenden 3 Fehlern. Neben der Behebung dieser Fehler können Sie auch vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um eine reibungslose zukünftige Gehaltsabrechnung zu gewährleisten.
Mitarbeiter können für die geleistete Arbeit zu viel oder zu wenig Lohn erhalten.
Gehaltsabrechnungen enthalten eine beträchtliche Menge an Informationen. Dazu gehören die geleisteten Arbeitsstunden, Freizeit, Abzüge und mehr. Die manuelle Eingabe dieser Daten kann zu Fehlern führen; Außerdem können die Informationen veraltet sein. Da viele Daten nachverfolgt werden müssen, ist es möglich, dass Mitarbeiter den falschen Betrag erhalten.
Das Gesetz über faire Arbeitsnormen ermöglicht es, dass Mitarbeiter weniger bezahlt werden, als sie ursprünglich geschuldet wurden. Wenn einem Arbeitnehmer jedoch mehr geschuldet wird, als ihm gezahlt wurde, kann sein Arbeitgeber das zusätzliche Geld von seinem nächsten Gehaltsscheck abziehen. Bevor sie etwas unternehmen, sollten Arbeitgeber mit ihren Arbeitnehmern sprechen und sie darüber informieren, was passiert.
Ihr letzter Gehaltsscheck hatte möglicherweise zusätzliches Geld, das sie nicht bemerkt haben. In der Regel zahlen Sie den Betrag Ihrer Überzahlung von Ihrem nächsten Gehaltsscheck zurück.
Wenn Sie einen Mitarbeiter überbezahlen, sollten Sie ihn fragen, ob ein größerer Abzug ihm finanzielle Schwierigkeiten bereiten würde. Wenn dies der Fall ist, können Sie mit dem Mitarbeiter zusammenarbeiten, um im Laufe der Zeit kleinere Abzüge vorzunehmen. Andernfalls können Sie den vollen Abzug wie ursprünglich vorgesehen vornehmen.
Obwohl sich die Landesgesetze von den Bundesgesetzen unterscheiden können, ist es wichtig, sich bei Ihrem Bundesstaat zu erkundigen, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.
Um einen Fehler bezüglich der Unterbezahlung eines Mitarbeiters zu beheben, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
Erklären Sie dem Mitarbeiter, dass Sie ihm versehentlich weniger gezahlt haben, als ihm geschuldet wurde. Sie haben möglicherweise keinen Unterschied in ihrem letzten Gehaltsscheck bemerkt.
Sie sollten ihnen sagen, wie Sie vorankommen möchten. In der Regel werden sie den Betrag, den sie Ihnen schulden, zu ihrem nächsten Gehaltsscheck hinzufügen.
Bitten Sie die Arbeitnehmer, nachdem Sie sie für ihren Lohnausfall entschädigt haben, ein Dokument zu unterzeichnen, das den Erhalt der Zahlung bestätigt. Bewahren Sie dieses unterschriebene Dokument für Ihre Unterlagen auf.
Es ist wichtig zu beachten, dass das Landesrecht vom Bundesrecht abweichen kann. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staat nach den neuesten Vorschriften.
Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter zu viel oder zu wenig bezahlt werden, sollten Sie dieser Methode folgen.
Eine Fehlkalkulation der Löhne der Mitarbeiter ist in der Regel auf menschliches Versagen zurückzuführen. Um dies zu vermeiden, können Sie eine automatisierte Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, um Freizeit, geleistete Arbeitsstunden und andere Daten nachzuverfolgen.
Diese Payroll-Software hilft Ihnen, verdächtige Gehaltsschecks zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht eine All-in-One-Lösung von Brine Payroll den Mitarbeitern, Lohninformationen automatisch zu aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass ihre Gehaltsabrechnungen immer korrekt und aktuell sind, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dadurch wird das Risiko von Rechenfehlern bei der Lohnabrechnung eliminiert.
Es ist wichtig, die Mitarbeiterinformationen, geleisteten Arbeitsstunden und Abzüge in jedem Zahlungszeitraum zu überprüfen. Wenn Sie keine Software für die Gehaltsabrechnung verwenden, ist dies eine gute Idee, um Fehler zu vermeiden.
Überstundenberechnungen können dazu führen, dass Arbeitnehmer weniger Lohn erhalten, als ihnen versprochen wurde.
Das Bundesgesetz sieht vor, dass Arbeitnehmer, die mehr als 40 Stunden in der Woche arbeiten, Überstunden vergüten müssen. Das bedeutet, dass ihnen für jede Stunde über 40 mindestens 150 % ihres regulären Lohns gezahlt werden müssen.
Zusätzlich zu den wöchentlichen Überstundenanforderungen haben einige Länder tägliche Überstundenanforderungen zu einem höheren Lohnsatz. Andere Länder haben zusätzliche Anforderungen, wenn es um Arbeitnehmerentschädigung, Sicherheitsstandards und mehr geht.
Versäumte Überstundenvergütung gehört dem Arbeitnehmer, und der Arbeitgeber muss mit Strafen und zusätzlichen Zinsen rechnen, wenn er Arbeitnehmer für Überstunden nicht angemessen bezahlt.
Fehler im Zusammenhang mit Überstunden können aus mehreren Gründen auftreten. Beispielsweise können Sie ungenaue Berechnungen vornehmen, indem Sie Stunden über mehrere Arbeitswochen mitteln oder nicht optionale Boni in Ihre Berechnung einbeziehen.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung stornieren, bevor der Mitarbeiter sie erhält, können Sie eine neue Zahlung mit dem korrekten Betrag ausstellen. Alternativ können Sie nach dem Abfangen des Fehlers eine neue Gehaltsabrechnung erstellen.
Die Nichtbezahlung von Überstunden bei Bedarf kann zu größeren Problemen führen. Die Arbeitnehmer müssten nicht nur für die geleistete Zeit zurückgezahlt werden, sondern es könnten auch Strafen und Gebühren vom Arbeitsministerium verhängt werden. Darüber hinaus könnten Mitarbeiter, die fälschlicherweise als etwas anderes eingestuft wurden, bei der Berechnung von Überstunden zu Abrechnungsfehlern führen.
Das Verständnis der Anforderungen an Überstunden ist der beste Weg, um Fehler bei Überstunden zu vermeiden. Du solltest wissen:
Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern führt zu Verwirrung über die Unterschiede zwischen steuerbefreiten und nicht steuerbefreiten Arbeitnehmern.
Mitarbeiter sollten regelmäßige Gehaltsschecks erhalten, einschließlich welcher Arten von Vergütungen.
Staatliche und lokale Gesetze verlangen, dass Überstunden verwaltet werden.
Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Stunden genauer zu erfassen. Die Verwendung dieser Programme erleichtert auch die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Einige Lösungen warnen Sie sogar, wenn Arbeitnehmer Überstunden machen, damit Sie ihre Stunden für die Gehaltsabrechnung überprüfen können.
Überstunden sollten aufgrund einer Überstundenregelung nur dann geleistet werden, wenn dies erforderlich ist. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine Software verfügen, mit der Sie die Zeit verfolgen können, die jeder Mitarbeiter in jedem Zahlungszeitraum arbeitet.
Es ist wichtig, Steuerformulare rechtzeitig einzureichen, da Sie andernfalls mit zusätzlichen Gebühren, Bußgeldern und sogar Zinsen rechnen müssen. Die Gehaltsabrechnung beinhaltet auch mehrere Fristen, sodass Sie sich auf diese konzentrieren können, um mit diesen wichtigen Aufgaben Schritt zu halten.
Die Strafen für die verspätete Einreichung einer Steuererklärung steigen, je länger Sie mit der Einreichung warten. Gleiches gilt für die Zahlung geschuldeter Steuern; eine verspätete Zahlung zieht eine höhere Strafe nach sich als eine früher eingereichte. In der Regel betragen die Strafen 5 % der unbezahlten Steuern für jeden Monat oder Bruchteil eines Monats, in dem die Steuererklärung verspätet ist. Zusätzlich können 0,5 % der unbezahlten Steuern pro Monat oder Bruchteil eines Monats, in dem Steuerzahlungen verspätet sind, bestraft werden.
Jedes Land hat seine eigenen Gesetze in Bezug auf kombinierte Strafen im Bereich Payroll für verspätete Rückgaben und Zahlungen. Sie müssen jedoch mit einer leicht reduzierten Strafe rechnen, wenn beide im selben Monat fällig sind. Darüber hinaus können Strafen für verspätete Rückgaben und Zahlungen separat angewendet werden.
Wenn Sie eine Frist zur Abgabe einer Steuererklärung oder zur Zahlung von Steuern verpassen, sammeln Sie schnell die erforderlichen Informationen und reichen Sie sie ein. Selbst wenn Sie nicht das Geld haben, um Ihre Steuern zu zahlen, wird durch das Einreichen einer Erklärung die Strafe für das Versäumnis, eine Erklärung einzureichen, beseitigt.
Indem Sie so viel wie möglich für Ihre Steuern im Voraus bezahlen, können Sie zusätzliche Gebühren wie Zinsen vermeiden.
Die Arbeit vor Ablauf der Fristen zu erledigen, ist der beste Weg, sie nicht zu verpassen.
Der IRS bietet einen Online-Steuerkalender an, der wichtige Fälligkeitstermine für die Einreichung von Steuererklärungen und die Zahlung von Steuern enthält. Wenn Sie diesen Kalender jedes Jahr überprüfen, können Sie bei der Einreichung Ihrer Steuern den Zeitplan einhalten.
Bevor Sie Erinnerungen festlegen, sollten Sie alle Fälligkeitsdaten überprüfen. Stellen Sie dann mindestens einen Monat vor jedem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung ein; So haben Sie genügend Zeit, sich vorzubereiten. Darüber hinaus kann die Erstellung einer Checkliste aller für jede Einreichung erforderlichen Informationen dazu beitragen, diesen Prozess zu vereinfachen.
